Спільний Моніторинговий Комітет складається з представників місцевих, регіональних та центральних органів влади, що беруть участь в програмі. Кожна країна-учасниця має рівні права голосу, незалежно від числа призначених представників.

Спільний Моніторинговий Комітет спостерігає за розгортанням програми, розглядає всі питання, що впливають на її продуктивність, маючи можливість видавати Органу Управління рекомендації щодо її впровадження. Роботи та рішення Спільного Моніторингового Комітету ґрунтуються на принципах прозорості, рівного ставлення, недискримінації, об’єктивності та чесної конкуренції.

Спільний Моніторинговий Комітет затверджує критерії відбору проектів та несе відповідальність за процедури оцінки та відбору, що застосовуються до проектів фінансованих в рамках програми.

Орган Управління відповідає за управління програмою відповідно до принципу розумного фінансового управління та повинен переконатися в тому, що рішення Спільного Моніторингового Комітету прийняті відповідно до чинної нормативно-правової бази.

Міністерство регіонального розвитку, державного управління та європейських фондів було назначено цими двома країнами Органом Управління Спільною Операційною Програмою Румунія – Україна 2014-2020 рр.

Орган Управління надає виклики для проектів та в результаті процесу відбору укладає з бенефіціарами договори фінансування та здійснює моніторинг впровадження проектів.
Орган Управління забезпечує інформування бенефіціарів для належного впровадження проектів.

Спільний Технічний Секретаріат:

Спільний Технічний Секретаріат встановлений ​​в рамках програми з метою надання допомоги Керуючому Органу, Спільному моніторинговому комітету та Аудит Органу при виконанні своїх обов’язків.

Спільний Технічний Секретаріат працює в Сучавському Регіональному Бюро Транскордонного Співробітництва. Організація мала аналогічні обов’язки в період програми 2007-2013 рр. Румунія-Україна- Республіка Молдова, найнявши персонал з обох країн, з досвідом роботи в галузі управління проектами.

Спільний Технічний Секретаріат здійснює діяльність в сфері інформування та реклами щодо програми, проводить переддоговірні відвідування обраних заявників і підтримує бенефіціарів в період впровадження проектів.

Офіси:

З метою забезпечення більш ефективного спілкування з зацікавленими сторонами (наприклад, потенційними бенефіціарами, бенефіціарами або іншими структурами) в Україні, а також для полегшення доступу до інформації про програму, в Україні працюють два офіси Спільного Технічного Секретаріату, в північній та південній частинах території програми.

Офіси працюють в Одесі та Чернівцях в наступних організаціях:
«Буковинська асоціація ініціативи і розвитку» -Чернівці
Асоціація «We Plus» – Одеса

Діяльність Офісів Спільного Технічного Секретаріату зосереджена на заходах в сфері спілкування і підтримки бенефіціарів українською мовою.

Офіси Спільного Технічного Секретаріату надають підтримку Органу Управління / Спільному Технічному Секретаріату в процесі укладання договорів шляхом надання інформації про національне законодавство України, з конкретних питань, підтримують Спільний Технічний Секретаріат в процесі моніторингу проектів, шляхом організації візитів до українських партнерів по проекту та здійснюють екс-постфактум відвідування для проектів, розташованих в Україні, з метою перевірки сталості проектів.

 

Аудит Орган Рахункової Палати Румунії був призначений країнами-учасницями в якості Аудит Органу для програми. При виконанні своїх обов’язків, Аудит Орган діє незалежно від Органу Управління.

Аудит Орган здійснює щорічний аудит систем управління і контролю, на відповідному зразку проектів та аудит рахунків програми.

Аудит Орган надає допомогу групі аудиторів, до складу якої входять представники України та Румунії. Установи, які діють як члени Групи Аудиторів в кожній країні:

  • - для Румунії: Рахункова Палата-Аудит Орган.

  • - для України: Рахункова палата України.

Кожна країна-учасниця призначила один Контактний пункт з контролю для підтримки Органу Управління під час проведення перевірок по всій території програми.

Румунський контактний пункт з контролю:
Румунія призначила Міністерство регіонального розвитку, державного управління та європейських фондів в якості Контактного пункту з контролю. Ця функція забезпечується за допомогою спеціального підрозділу, який працює незалежно від Органу Управління та Національного Органу. Контактний пункт з контролю виконую перевірку 100% витрат, заявлених бенефіціарами на території Румунії, в тому числі перевірку на місцевості.

Український контактний пункт з контролю:
Україна призначила Міністерство фінансів в якості Контактного пункту з контролю.
Він організовує відбір аудиторів, які беруть участь у перевірці 100% витрат, заявлених бенефіціарами на території України і виконує перевірку якості їх роботи, включаючи перевірку на місцевості.